Een offerte uitbrengen is nog knap lastig. Sluit deze aan bij de verwachtingen van de opdrachtgever? Is het bedrag voor mij als ondernemer interessant genoeg? Matcht mijn prijsopgave met wat een opdrachtgever bereid is te betalen? Ga ik die klant met deze offerte echt over de streep trekken of verlies ik het van een concurrent?
Het zijn elke keer knagende vragen. Tips van andere ondernemers, informatieve artikelen en offertes van anderen kunnen je helpen om steeds betere offertes te maken. Want soms leer je ook veel van onhandige en onverstandige offertes van anderen. Daarom hier twee recente, waargebeurde voorbeelden van hoe het liever niet moet. En vervolgens tips om het zelf slimmer aan te pakken.
Offerteblunder 1: onwenselijke associaties
Enkele jaren geleden vroeg ik een offerte aan voor een training voor een half dagdeel voor twee personen. De offerte kwam en de training zou ruim € 1600 kosten. Dat was op zich akkoord. Maar ik las verder en zag nog twee extra kostenposten staan:
- twee parkeerplaatsen van elk € 10
- twee maal een koffie & thee arrangement van € 6,75 per persoon.
Al mijn stekels gingen overeind staan. Niet om de € 33,50 extra die in rekening werd gebracht. Die was peanuts vergeleken bij het trainingsbedrag. Maar ik vroeg me af of dit expliciet in rekening brengen van een paar koppen koffie een (alarm)signaal was voor de verdere klantvriendelijkheid. Het kwaliteitsgevoel dat ik eerder bij de trainer had werd ineens een stuk minder. Had hij deze bedragen nu maar in stilte opgeteld bij het trainingsbedrag en bijvoorbeeld €1650 gerekend, dan had ik niets gemerkt en had ik een prettiger gevoel overgehouden aan de offerte.
Offerteblunder 2: overgespecificeerde informatie
Een offerte kan ook te gedetailleerd zijn waardoor deze onbedoeld bezorgdheid oproept. Een tekstschrijver bracht offerte uit voor het op inhoudelijke juistheid controleren plus redigeren van een aantal webpagina’s. Ze gaf inzicht in haar totaalbedrag door te benoemen hoeveel minuten ze gemiddeld bezig zou zijn met een pagina. Dat aantal minuten was laag als je naar de complexiteit van de geboden informatie keek, dus ik werd direct ongerust. Zou de controle voldoende aandacht krijgen en accuraat genoeg gebeuren? Ik wist dat ze helemaal thuis was in het onderwerp, maar ik weet ook hoeveel tijd een artikel kan vragen. Ineens twijfelde ik of ze het werk wel goed zou uitvoeren; een twijfel die ik eerder helemaal niet had. Had ze nu maar een totaalbedrag zonder toelichting genoemd dan was er waarschijnlijk niets aan de hand geweest.
Tips voor echt goede offertes
Dat iemand je benadert om een offerte uit te brengen, betekent dat hij denkt dat jij de juiste persoon kan zijn. Behalve zekerheid over de prijs wil hij verder bevestigd worden in zijn keuze. Zorg er daarom dat je offerte die bevestiging geeft, door de volgende elementen in je offerte op te nemen:
1. Benoem je activiteiten
Benoem zo duidelijk mogelijk wat je voor de klant gaat doen. Idealiter laat je daarbij zien dat je het probleem van je klant begrijpt en dat je dat kunt oplossen.
2. Benoem de waarde die je brengt
Wat levert het product of de dienst die je levert de klant op? Dat kun je in euro’s uitdrukken, in uitgespaarde tijd of personeelsuren of in in toenemend gemak. Maar ook wat het kost als iemand niets onderneemt… Een salestrainer die stevige tarieven heeft vertelde eens dat hij bij een klant eerst navraagt hoeveel salesmensen daar in dienst zijn en hoeveel orders zij binnenhalen. Vervolgens kan hij klip en klaar laten zien wat een extra salesrendement zijn training gaat opleveren. In vergelijking met die winst wordt zijn tarief een lachertje en is het voor de klant een no-brainer om de offerte te accepteren.
3. Wees selectief met details
Geef je details, vraag je dan af of die je zaak echt dienen en wat deze details kunnen oproepen bij de offerte aanvrager. Bedenk dat te veel details je offerte lang(dradig) maken en mogelijk afleiden van de kern van je aanbod.
4. Wees terughoudend met achtergronden
Een klant is geïnteresseerd in het resultaat en mogelijk de aanpak of duur van het proces. Maar wat jij achter de schermen moet doen om dat voor elkaar te krijgen is niet altijd relevant en roept soms eerder vragen op dan dat het positief effect heeft. Benoem bijvoorbeeld niet het aantal uren dat jij en/of je team ermee bezig bent, tenzij de klant aangeeft dat hij weet dat de klus een x aantal uur in beslag neemt en hij vooral benieuwd is naar je uurprijs.
Maar heb je een unieke werkwijze, methode of apparatuur die je onderscheidt van andere aanbieders dan kun je dat wel benoemen, maar dan vooral in termen die het voordeel voor de klant benoemen. Niet de inspanningen achter de schermen.
5. Geef alternatieven met een plus
In veel gevallen kun je aangeven wat de kosten zijn voor wat de klant nodig denkt te hebben. Maar voeg als het mogelijk is een ‘plusvariant’ toe waarin je extra’s benoemt waarvan je weet dat die je klant van pas kunnen komen. Je laat zien dat je meedenkt en veel klanten nemen die extra’s ook af, omdat ze de waarde ervan inzien maar zelf nog niet op het idee gekomen waren.
6. Wees voorzichtig met korting
Korting geven kan altijd nog als de klant erom vraagt en als je merkt dat een gebaar van jouw kant nodig is om de klant over de streep te trekken. Wees verder terughoudend over kortingen. Allereerst kunnen ze je ongeloofwaardig maken en kan iemand zich afvragen waarom de ‘echte’ prijs zo hoog is en of dat dan wel de echte prijs was. Maar de tweede reden is dat zodra je kortingen noemt, de discussie zich ineens volledig op de prijs richt. Terwijl je een gesprek wilt over de waarde die je bedrijf de klant straks biedt.
En als in het vervolggesprek over je offerte een korting ter sprake komt, kun je ervoor zorgen dat je iets achter de hand hebt dat je als bonus kunt inzetten.
7. Zorg dat je exact weet wat de klant zoekt
Vraagt iemand een offerte via de mail of een formulier, bel even op. Vaak krijg je extra informatie over wat iemand precies zoekt én wat de selectiecriteria zijn. In een gesprek kun je enkele gerichte vragen stellen waarmee je dat boven tafel krijgt. Er is nog een ander voordeel aan nabellen: als mensen de stem van een medemens horen, ben je niet langer een anonieme offerte-uitbrenger. Ineens heeft iemand persoonlijke associaties met een offerte en mensen kopen nog altijd liever van mensen. Bovendien waarderen ze meestal de moeite die je doet, mits je goed voorbereide, korte vragen stelt.
8. Gebruik positieve bewoordingen
Termen als opgelost, sneller, beter, aantrekkelijker, foutloos, resultaat geven je klant een goed gevoel bij het lezen. Ook koppelwoorden die twee dingen met elkaar in verband brengen zoals ‘zodat’ doen het goed.
9. Gebruik actieve taal
Schrijf in de tegenwoordige tijd en vermijd hulpwerkwoorden als zullen, worden etc. Die maken je zinnen al snel flets.
10. Check je spelling
Het klinkt flauw en als een open deur, maar kijk naar de offertes die je zelf ontvangt en je zult je er vast een paar herinneren die je terzijde schoof omdat ze akelige fouten bevatten. Ben je zelf geen held in taal, vraag iemand om mee te lezen. En bij complexe offertes is een tweede paar ogen ook handig om de rekensommen na te lopen. Echt ????
En natuurlijk moet je offerte voldoen aan wettelijke verplichtingen en een correcte aanhef, onderwerp van de offerte, offertedatum, geldigheidsduur en eventueel aanvullende voorwaarden of specificaties bevatten.
Contentstrategie en goede offertes
Goede content trekt bezoekers naar je site. Zij lezen je artikelen of bekijken je video’s. Op basis daarvan vragen ze direct een offerte aan of ze wachten eerst nog even af en abonneren zich bijvoorbeeld op je nieuwsbrief of bekijken je social media accounts.
Maar bedenk je dat je met die content verwachtingen wekt. Die verwachtingen wil je vervolgens waar maken met je offerte. Dat vraagt om een consistente stijl en woordkeus en om duidelijke beloftes die in lijn zijn met wat je op je site hebt gedeeld. Als de offertes die je uitbrengt in het verlengde liggen van je content, heb je meer kans op een akkoord.
