Wil je social media uitbesteden, dan kom je al snel in een onbekende wereld van uiteenlopende aanbieders terecht die een wirwar aan social media pakketten en -diensten aanbieden. Maar is uitbesteden voor jouw bedrijf echt de beste keuze? En indien ja, hoe ontdek je dan welk pakket bij jou past, of je een reële prijs betaalt en welke kwaliteit je krijgt?
De voordelen van het uitbesteden van social media
Ga je social media uitbesteden dan liggen de voordelen voor de hand:
- Je maakt binnen je organisatie/eigen agenda tijd vrij om andere zaken te doen.
- Het externe uurtarief is vaak voordelig: je betaalt exact voor wat je krijgt, niet voor vakanties, ziekteverlof etc.
- Die eindeloze zoektocht naar inspirerende content is voorbij.
- Je hoeft de voortdurende wijzigingen op social media niet meer zelf bij te houden.
- Je krijgt extra creativiteit en een frisse blik.
- Er is een consistente stroom van activiteiten, los van de drukte binnen je bedrijf.
Jammer genoeg zijn er ook nadelen
Het uitbesteden van social media heeft vaak tot gevolg dat er zaken langs je heen gaan. Je houdt zelf immers veel minder bij wat er op je social media accounts gebeurt dus je hebt minder zicht op vragen, complimenten en commentaren die via social media komen.
Daarnaast is er niemand die zoveel van een bedrijf weet als de mensen die er elke dag werken. Een extern bureau kan daar niet aan tippen waardoor het mogelijk is dat ze kansen op leuke berichten laten liggen.
Beide nadelen kun je overwinnen door regelmatig tijd uit te trekken voor overleg en afstemming. Een slim social media bureau draait niet op de automatische piloot, maar houdt een vinger aan de pols en laat jou als opdrachtgever af en toe zien wat er gebeurt. Niet alleen in cijfers maar zeker ook in inhoud.
Maar er is een nadeel dat echt een probleem kan zijn…
Je krijgt ‘straf’ als je social media uitbesteedt
Het uitbesteden van social media wordt deels afgestraft door de algoritmes van verschillende social media platforms. Zo vertoont Instagram je berichten aan meer mensen als jij met jouw account vaker op berichten van anderen reageert. Maar de meeste bureaus gebruiken een planningstool om berichten te plaatsen en gaan niet met jouw account online om op anderen te reageren. Je moet je ook afvragen of een ander daartoe in staat is en de juiste toon en inhoud kan overbrengen.
Ook LinkedIn laat je berichten vaker aan je connecties en volgers zien als je profiel zelf echt actief is en reageert op wat anderen doen of zeggen.
Dat geldt ook voor Facebook. Facebook laat berichten van een pagina bovendien vaker zien als ze geplaatst worden door degene die de pagina ooit aangemaakt heeft. Dat is vrijwel nooit het social media bureau. Dus je organisch bereik ligt meteen iets achter als een ander iets plaatst.
Natuurlijk kun je van alles verzinnen om bovengenoemde nadelen van het uitbesteden van social media te overwinnen. Zo kun je een lager organisch bereik snel compenseren met een (bescheiden) advertentiebudget waarmee je de belangrijkste berichten een extra steuntje in de rug geeft.
Andere nadelen kun je overwinnen door heel nauw samen te werken met degene die jouw social media beheert. Dat kost wel tijd en vermindert de beoogde tijdwinst die social media uitbesteden moest brengen.
Kosten social media uitbesteden
Een ander nadeel kan zijn dat de kosten van social media ineens heel duidelijk zijn. Waar het werk eerst intern werd gedaan, heb je nu te maken met out-of-pocket kosten die bij iedere factuur in beeld komen. Ik vind dat zelf overigens een voordeel omdat je zo ook goed kunt berekenen hoe de kosten-baten verhouding van social media is.
Een complicerende factor die dan in beeld komt is dat de kosten van het uitbesteden van social media nogal variëren tussen bureaus. Veel bureaus bieden namelijk pakketten aan van verschillende zwaarte. Die beginnen bij € 99 per maand en dat loopt op tot € 1495. Met natuurlijk een hele range aan social media pakketten die er ergens tussenin zitten. Voor je het weet vergelijk je dus appels met peren en zit je met een complete fruitmand aan soorten pakketten waar je een keus uit moet maken. Dat is geen sinecure.
Naast een goede vergelijking vragen die zichtbare kosten om duidelijke en regelmatige evaluaties. Zo krijg je zicht op wat het uitbesteden van social media oplevert en kun je de kosten ook beter intern verantwoorden.
Social media kosten beoordelen
Zijn deze social media kosten wel redelijk? Het is een veelgestelde vraag maar het is lastig om daar een uitspraak over te doen omdat ieder bedrijf anders is. Er zijn andere doelstellingen, andere wensen, het aantal te beheren social media accounts varieert en ook de ideale frequentie kan van bedrijf tot bedrijf enorm verschillen. Of de kosten redelijk zijn hangt bovendien samen met je doelstellingen en het te verwachten resultaat dat daar bij hoort. Zo is zichtbaarheid meestal gemakkelijker te realiseren dan leads of sales. Maar je kunt op de volgende zaken letten als je voorgestelde kosten voor het uitbesteden van social media beoordeelt:
1. Zijn de kosten terug te verdienen?
Hoeveel extra omzet realiseer je ermee? Als stijgende kosten gepaard gaan met nog sterker stijgende opbrengsten is het een no-brainer. Direct doen 🙂
2. Wat spaar je uit?
Eigen tijd is (veel) geld waard. Als de uren die nu aan social media opgaan anders besteed kunnen worden, kan dat veel opleveren.
3. Kan de andere partij het beter?
Als je eigen prestaties tegenvallen en een specialist laat zien dat hij/zij meer resultaat boekt en professionelere, effectievere berichten plaatst, dan is dat iets waard. Hoeveel bepaal jezelf en leg je naast de offerte.
4. Kijk kritisch naar het uurtarief
Misschien denk je dat een laag uurtarief gunstig is. Maar is dat wel zo? Goede social media specialisten investeren in het bijhouden van kennis, omdat de spelregels voortdurend veranderen. Bij een laag uurtarief kun je je afvragen of dit wel voldoende gebeurt. Met als belangrijkste risico dat je op een gegeven moment tactieken gebruikt die niet meer optimaal zijn. Want social media veranderen voortdurend: wat vandaag uitstekend werkt, werkt over 3 maanden niet meer of veel minder.
Een laag tarief voor social media kan ook een aanwijzing zijn dat berichten op de automatische piloot geplaatst worden.
5. Kijk naar de werkwijze
Met een planningstool wordt bijvoorbeeld eens per maand een x aantal berichten ingepland. Maar een planningstool is een beperkte oplossing en sluit sommige typen berichten uit. Het zorgt soms ook voor miskleunen, omdat berichten verschijnen die geen rekening houden met de actualiteit van die dag. Dat kan je imago schaden.
Wel of niet uitbesteden?
Voor je aan de selectie van een social media partij begint is het de moeite waard om jezelf af te vragen wat de uitbesteding je waard is:
- Hoeveel uur per week besteed jij of een collega nu aan social media?
- Wat levert het op als die uren voor een andere taak ingezet kunnen worden?
- Hoe veel of hoe weinig plezier beleef je eraan en hoeveel hoofdbrekens of frustratie krijg je doordat social media op het eigen bord liggen?
- Heb je nu voldoende impact op social media of heb je het gevoel dat er meer uit te halen valt?
- Ben je nu consistent?
Consistentie is een belangrijke voorwaarde voor succes op social media. Merk je dat het nu hapsnap gebeurt omdat andere taken voorrang krijgen en er weinig tijd is, dan kan dat reden zijn om (een deel) uit te besteden.
De antwoorden op deze vijf vragen laten je zien of het uitbesteden van social media inderdaad een slimme keus is. Kun je daarnaast oplossingen bedenken voor de genoemde nadelen van het uitbesteden van social media dan kan de zoektocht beginnen!
Soorten social media aanbieders
Je kunt ruwweg drie soorten aanbieders van social media beheer onderscheiden:
- Virtueel Assistent (VA), breed of juist gespecialiseerd
- Freelancemarketeer
- Social media bureau
Zij hebben allemaal hun eigen kenmerken en voor- en nadelen. In de Handleiding social media uitbesteden zie je hoe je die naast jouw wensen kunt leggen zodat je een passende aanbieder selecteert.
Werkwijze social media beheer
Als je je in de werkwijze van verschillende aanbieders verdiept, merk je dat vier zaken cruciaal zijn om de social media van iemand over te nemen:
- Ervaring met de gevraagde social media kanalen
- De juiste tools
- Tijd en discipline
- Nauwe samenwerking met de klant
Ervaring en de juiste tools zijn voor de hand liggende zaken die op orde moeten zijn. Maar voldoende tijd en discipline zijn net zo belangrijk. Social media gedijen bij regelmaat en dat betekent dat voldoende aantrekkelijke content structureel gemaakt en gedeeld moet worden. Ook als je als klant met andere prioriteiten bezig bent. Tijd is voor een social media redacteur ook essentieel om de eigen vakkennis up-to-date te houden. Want social media veranderen razend snel en die veranderingen eisen steeds aanpassingen in strategie en werkwijze. Ten slotte moet er ruimte zijn om goed samen te werken. Een social media redacteur moet het merk kunnen leren kennen zodat hij/zij aanvoelt wat bij het merk past. Dat betekent regelmatige afstemming over de inhoud van te plaatsen berichten en over eventuele reacties die daar op komen.
Vragen voor een social media partner
Heb je een aantal partijen op het oog, dan is het handig om hen allemaal een vaste lijst met selectievragen en criteria op te stellen.
De Handleiding social media uitbesteden bevat hiervoor handige lijsten met vragen en voorbeelden. Plus een template voor een goede briefing.
Voor slechts €8,95 maak je de juiste keus!
Criteria bij het uitbesteden van social media
Heb je besloten om de social media voor jouw organisatie uit te besteden en wil je hun pakketten onderling vergelijken, dan helpen de volgende vier criteria:
1. Hoeveel social media platforms worden ingezet?
Is voor jouw bedrijf vooral één social medium echt relevant? Kies dan voor een specialistisch pakket voor dat platform. Wil/moet je op meerdere platforms aanwezig zijn? Kies dan voor een breder pakket en bedenk dat het bureau hiermee een efficiencyslag kan maken: een stuk content kan op meerdere manieren op meerdere platforms gedeeld worden.
2. Maken ze content of gebruikt een partij alleen bestaande content?
In het laatste geval gaat het bijvoorbeeld om relevante content van derden die geselecteerd en gedeeld wordt. En natuurlijk artikelen, beeld, podcasts en video’s die jij als opdrachtgever maakt of laat maken.
Sommige social media partijen maken ook content. Dat kan van alles zijn: artikelen, foto’s, video’s of visuals waarin bijvoorbeeld quotes of positieve uitspraken van klanten worden uitgelicht.
3. Reageert een aanbieder ook op opmerkingen en vragen?
Heb je een levendig account of pagina waarop mensen ook tal van vragen stellen of misschien zelfs klachten delen, dan moet je afspreken wie daar op reageert en hoe snel dat gebeurt. Is de partij die je op het oog hebt 24 uur per dag, 7 dagen per week paraat of alleen op afgesproken tijden? Hoeveel tijd kost het deze partij om echt ingevoerd te raken in alle ins en outs van jouw bedrijf? Afhankelijk van het door jou gewenste serviceniveau en de aard van je aanwezigheid op social media kan dat veel tijd kosten of het kan juist reuze meevallen.
4. Rekent een aanbieder opstartkosten?
Als je social media uitbesteedt, kan een serieuze aanbieder niet direct voor je aan de slag. Wil je kwaliteit hebben en resultaten boeken dan moeten eerst de volgende stappen gezet worden:
- Formuleren van doelstellingen.
- Doen van een nulmeting: waar sta je nu?
- Maken van een contentkalender: hoe vaak plaats je op welk social media platform, op welke tijd en welke berichten scoren het best bij jouw doelgroep?
- Achterhalen van goede bronnen voor interessante, passende content.
- Een analyse van wat werkt voor je concurrenten en voor jou
- Inrichten van de social media: goed beeldmateriaal, wervende teksten en knoppen die aanzetten tot actie
- Maken van templates voor berichten: hoe gaan visuals eruitzien?
Mogelijk heb je zelf al over een aantal zaken nagedacht en is een deel al geregeld. Is dat niet het geval dan moet een social media partner uren investeren om dit in gang te zetten. Die uren moeten ergens verrekend worden. Dat kan in de vorm van opstartkosten. Het kan ook verwerkt zijn in het maandtarief dat elke maand gehanteerd wordt. De eerste manier is heel transparant en voorkomt dat je bij een langlopende samenwerking uiteindelijk te veel betaalt. De tweede manier is op korte termijn financieel aantrekkelijk.
Social media uitbesteden kost energie
De eerste keuzes die je maakt bij het uitbesteden van social media zijn bepalend voor het verloop van de samenwerking én het rendement dat je straks hebt.
Maar als je daar tijd en energie in stopt, vind je zeker een partij die dit op een goede manier uit handen kunt nemen. Vind je zo’n selectieproces lastig, gebruik dan zeker de Handleiding social media uitbesteden. Die bevat:
- Een overzicht van de verschillende soorten aanbieders en hun kenmerken
- Een complete lijst met selectiecriteria waar je alle criteria kunt vinden die voor jou belangrijk zijn. Zo mis je niks!
- Lijsten met selectievragen: per type aanbieder vind je een eigen lijst.
